Электронная почта – средство общения или пожиратель времени?
Если вы работаете в офисе, или работаете на себя, или если вы вообще работаете, скорее всего, каждый свой день вы начинаете с того, что читаете электронную почту и отвечаете на важные письма.
Прибавьте сюда еще обращение к почте несколько раз в течение дня, и вы получите печальную статистику: каждую неделю мы тратим около 12 часов на электронную почту! Это больше, чем целый рабочий день и, как оказывается, не так уж необходимо.
По сути, электронная почта – это уникальный и очень полезный инструмент общения. Самое главное – она не требует мгновенного ответа, а значит (в отличие от, например, телефона), не отвлекает нас от работы. Может не отвлекать. Но поскольку профессиональный прокрастинатор читает почту чуть ли не каждые пять минут, она превращается во врага рабочего времени. Ведь это же так замечательно, что можно между деловыми письмами отправить подружке ссылку на модный журнал для девушек, обсудить с мамой воскресный ужин и даже черкнуть пару слов Ларисе из соседнего отдела! Но именно в этом и кроется корень всех зол: за безобидными письмами кроются колоссальные потери рабочего времени.
Итак, что же делать, чтобы тратить меньше времени на электронную почту:
Привыкните
читать почту только 2 раза в день, например, в 10:00 и в 15:00.
Проверьте и вы увидите: этого вполне достаточно, чтобы вовремя
среагировать на все важные сообщения.
Отвечайте
на письма немедленно в двух случаях: если это действительно что-то
срочное, или если на это потребуется не более 2 минут. Все остальное
подождет до тех пор, пока у вас будет установленное вами время для
разбора почты.
Старайтесь
писать коротко, четко, ясно и по делу. Вообще говоря, такой стиль
письма – признак ясного ума и логического мышления, так что, упражняясь в
лаконичных письмах, вы убиваете двух зайцев, оттачивая правильную
деловую речь.
Чтобы
предотвратить ненужный поток обратных писем с ответами типа «ок», «все
ясно» и т.д., используйте аббревиатуры FYI и NNTR, общепринятые в
электронной переписке:
FYI — For Your Information (рус. К Вашему сведению).
NNTR — No need to reply (рус. Не требует ответа).
Такая аббревиатура ставится перед темой письма (там, где обычно вы видите REили FW) и дает собеседнику понять, что ответ на него не требуется.
Старайтесь
не писать по мелочам: если телефонный звонок займет 30 секунд, а
написание письма 5 минут, прибегните к первому способу.
