Продуктивность зависит не от того, сколько часов в день вы работаете, а от того, как вы это делаете. Предлагаем 20 простых приемов, которых помогут сделать каждый ваш час более продуктивным. А это значит, что у вас останется много времени для себя.

Нам ежедневно нужно выполнить массу задач. Если их не записать, обязательно проявятся не очень приятные неожиданности. Кроме того, вычеркивать из списка выполненные задачи — еще один способ улучшить себе настроение и усилить мотивацию.

Включайте в план все, что вам нужно сделать в течение дня. В том числе, проверку электронной почты, время на дорогу на работу и с работы, звонки, подготовку к встречам и совещаниям и так далее. Как сказал Бенджамин Франклин: "Если вы не планируете, значит, вы изначально планируете потерпеть неудачу!"

Держать все задачи и встречи в уме неэффективно. Успешные люди используют инструменты календаря. Мэри Каллахан Эрдос, генеральный директор PMorgan Asset Management, говорит, что календарь — это самое важное приложение. Оно позволяет оставаться продуктивным и бронировать время на важные дела.

"Техника Помодоро", созданная Франческо Чирилло, — одна из лучших техник тайм-менеджмента. Вы работаете в течение 25 минут, затем на 3–5 минут прерываетесь. И так повторяете четыре раза. После этого делаете 15–30 минутный перерыв. А затем снова начинаете отсчет сначала.

Короткие перерывы помогают вам оставаться продуктивными в течение более долгого времени. Это связано с тем, что наши возможности и концентрация достигают плато. И, чтобы восстановиться, нужно подзарядиться.

Когда бы вы не проснулись, вам все равно придется выполнить запланированные задачи. А что если попробовать избавить себя от спешки и напряжения, и начать просыпаться раньше хотя бы на час. За этот час вы сможете проверить электронную почту и сообщения, уточнить план на день. А потом — сосредоточиться на своих приоритетах.

"Я определенно могу достичь вдвое большего, оставаясь в форме", — сказал Ричард Брэнсон. "Это поддерживает нормальное функционирование мозга". Кстати, чтобы заняться физическими упражнениями до работы, Брэнсон просыпается в 5:00 каждое утро.

Не ждите, что все будут знать ваше расписание. И, честно говоря, всем все равно, какой у вас график. Поэтому вам всегда важно бронировать время для ответов в таких ситуациях, как: "Мне срочно нужна от тебя информация" и так далее.

Это отличная привычка, которую нужно развивать. Еженедельный анализ, подготовленный Дэвидом Алленом, автором книги "Как привести дела в порядок", включает в себя следующие шаги: убирайте ненужное, обновляйте списки дел и сохраняйте творческий подход.

Перерывы неизбежны. Не позволяйте 20-минутному разговору с подругой заставить вас почувствовать, что вы испортили себе продуктивность на весь день. Вы только временно сошли с дистанции, но всегда можете вернуться в нужное русло.

Важно своевременно отвечать на электронные письма. Однако это не означает, что вы должны ответить немедленно. Постоянное переключение между задачами плохо влияет на концентрацию и затрудняет возврат к выполнению текущей задачи. Отключите все уведомления и определите время для проверки электронной почты и ответов на сообщения. Например, вы можете это делать в течение 30 минут утром и 30 минут во второй половине дня.

Прекратите откладывать задачу, которой вы так боитесь, и сделайте ее сейчас! Прислушайтесь к совету Брайана Трейси, автора книги "Съешь эту лягушку!". Выполните эту задачу утром, чтобы сохранить мотивацию до конца дня.

За пять минут до любого звонка или выполнения задачи, решите, какого результата вы хотите достичь. Это поможет вам увидеть, как выглядит успех, прежде чем вы начнете. А после каждого звонка или выполненной задачи, выделите еще пять минут для анализа полученного результата. Обратите внимание на моменты, которые вы упустили и подумайте, как вы можете исправить ситуацию при следующем звонке или действии.

Многозадачность неэффективна и требует значительных усилий. Возможно, вы удивитесь, но продуктивность будет гораздо выше, когда вы выполняете по одной задаче за раз. Это происходит потому, что вы уделяете ей все свое внимание. Например, выделите один час утром на работу над предложением для клиента. После этого сделайте перерыв и затем переходите к следующей задаче.

Работа над сложными задачами интересна. Но иногда нам нужно, чтобы у нас возник импульс для их решения. Выполните утром простые задания, например, заправьте постель или совершите небольшую пробежку, и обязательно похвалите себя за это. Так вы настроите свой мозг на то, что он обязательно справиться и с более сложными заданиями.

Читайте также: Утренние привычки, которые изменят вашу жизнь

Беспорядок — один из факторов стресса, который еще и отвлекает нас от выполнения задачи. В такой ситуации мозг получает сигналы о том, что работа никогда не закончится и возникает необоснованное беспокойство. Убирайте вещи на места после использования, вычеркивайте выполненные задания, держите рабочий стол в порядке. Например, вы можете запланировать время для "веселой уборки". Включите любимые мелодии и уделите 15-20 минут наведению порядка в рабочей зоне.

Читайте также: Главные привычки богатых людей делающие их богатыми

У каждого из нас время максимальной продуктивности наступает в разные периоды дня. Определите свой период. Это может быть после утренней чашки кофе, поздно вечером или даже в 2 часа ночи. Главное, чтобы вы использовали свой максимум с наибольшим эффектом.

Есть люди, которые без спроса вторгаются в ваше пространство и время. Например, это может быть клиент, который во время вашего отпуска постоянно вам звонит или пишет. А может быть, дети, которые врываются в вашу рабочую зону в середине дня.

Читайте также: Четыре бизнес-правила, о которых пора забыть

Не позволяйте никому красть ваше время. Есть два способа предотвратить такие вторжения. Первый — это научиться говорить "нет", когда вы заняты. Другой — повесить на дверь табличку "Не беспокоить" и установить автоматический ответ на электронные письма.

Установка определенных дней для определенной работы означает, что вы автоматизируете процессы. Например, один день вы посвящаете только работе над текущим проектом, второй — планированию привлечения новых клиентов, третий — составлению отчета и подведению финансовых итогов и так далее. Так вы избавите себя от необходимости постоянно переключаться между задачами.

Если задача не должна быть выполнена к конкретному сроку, она может быть не выполнена вообще. Старайтесь планировать искусственные дедлайны, особенно для важных задач. Это не только уменьшит стресс, но и оставит вам возможность перепроверить результаты.

Пересмотрите все, что было сделано за день. Что вы упустили? Где можно было сделать лучше? Определите причину недоработок, чтобы больше не повторять те же ошибки.

Читайте также:  11 вещей, которые навсегда изменятся после смерти родителей

Обязательно подумайте и о том, что получилось хорошо — запишите это. Завершение дня на победной ноте позволит вам и следующий день начать мотивированным и настроенным на успех.